Vinnslusamningur

Drög. Lögfræðingur hefur ekki enn farið yfir þetta skjal og það getur breyst áður en það tekur gildi.

1. Aðilar og gildissvið

Þessi vinnslusamningur er milli viðskiptavinar sem hefur samþykkt notkunarskilmála Hordio („ábyrgðaraðili“) og [Company name ehf.], kt. [000000-0000], [Street address], [000] Reykjavík, Ísland („vinnsluaðili“). Hann er hluti af notkunarskilmálunum og gildir um persónuupplýsingar sem vinnsluaðili vinnur fyrir hönd ábyrgðaraðila þegar hann veitir Hordio þjónustuna, í samræmi við 28. gr. reglugerðar (ESB) 2016/679 („persónuverndarreglugerðin“) og lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.

2. Eðli og tilgangur

Vinnsluaðili geymir og vinnur gögn til að veita eignastýringarþjónustuna: skráningu eigna og sögu þeirra, viðhald, útlán, skoðanir og tengda virkni, og sendingu tölvupósta sem ábyrgðaraðili hefur kveikt á.

3. Skráðir einstaklingar og gögn

• Skráðir einstaklingar: notendur og starfsfólk ábyrgðaraðila, tengiliðir hjá birgjum og aðrir sem ábyrgðaraðili skráir.
• Tegundir gagna: nöfn, netföng, símanúmer, starfsheiti, starfsmannanúmer, deildir, eignir sem einstaklingur hefur eða hefur að láni, athugasemdir, skjöl og atvikaskrá yfir breytingar.
• Þjónustan er ekki ætluð fyrir viðkvæmar persónuupplýsingar (9. gr. reglugerðarinnar) og ábyrgðaraðili skal ekki skrá slíkar upplýsingar.

4. Gildistími

Samningurinn gildir á meðan vinnsluaðili vinnur persónuupplýsingar fyrir ábyrgðaraðila og lýkur þegar gögnunum hefur verið eytt samkvæmt 11. grein.

5. Skyldur vinnsluaðila

• Vinna persónuupplýsingar eingöngu samkvæmt skjalfestum fyrirmælum ábyrgðaraðila. Notkunarskilmálarnir, þessi samningur og notkun ábyrgðaraðila á þjónustunni eru fyrirmæli hans.
• Upplýsa ábyrgðaraðila ef fyrirmæli brjóta að mati vinnsluaðila í bága við persónuverndarlög.
• Tryggja að þeir sem hafa heimild til að vinna gögnin séu bundnir trúnaði.
• Nota gögnin ekki í eigin tilgangi.

6. Öryggi

Vinnsluaðili gerir viðeigandi tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir samkvæmt 32. gr. reglugerðarinnar, meðal annars: dulkóðun í flutningi og geymslu; aðskilnað gagna hvers viðskiptavinar; hlutverkabundinn aðgang í þjónustunni; örugga geymslu lykilorða; skráningu allra breytinga; takmarkaðan og skráðan kerfisstjóraaðgang; dagleg afrit; og reglulegar uppfærslur hugbúnaðar.

7. Undirvinnsluaðilar

Ábyrgðaraðili veitir almenna heimild til að nota eftirfarandi undirvinnsluaðila:

Vinnsluaðili tilkynnir ábyrgðaraðila í tölvupósti minnst 30 dögum áður en undirvinnsluaðila er bætt við eða skipt út. Ábyrgðaraðili getur andmælt á málefnalegum forsendum; finnist engin lausn getur hann sagt samningnum upp. Vinnsluaðili leggur sömu persónuverndarskyldur á undirvinnsluaðila og ber ábyrgð á þeim.

8. Flutningur út fyrir EES

Persónuupplýsingar eru geymdar innan ESB. Þegar undirvinnsluaðili vinnur gögn utan EES byggir flutningurinn á ákvörðun um fullnægjandi vernd eða stöðluðum samningsákvæðum ESB.

9. Aðstoð

Með hliðsjón af eðli vinnslunnar aðstoðar vinnsluaðili ábyrgðaraðila við beiðnir skráðra einstaklinga, við öryggi, við tilkynningar um öryggisbresti og við mat á áhrifum á persónuvernd og fyrirframsamráð. Flestar beiðnir getur ábyrgðaraðili afgreitt sjálfur í þjónustunni (fletta upp, leiðrétta, flytja út og eyða).

10. Öryggisbrestir

Vinnsluaðili tilkynnir ábyrgðaraðila án ótilhlýðilegrar tafar, og eigi síðar en 48 klukkustundum eftir að hann verður brestsins var, um öryggisbrest við vinnslu persónuupplýsinga, með þeim upplýsingum sem ábyrgðaraðili þarf til að uppfylla skyldur sínar.

11. Eyðing og skil

Ábyrgðaraðili getur flutt gögnin sín út hvenær sem er. Þegar samningi lýkur eyðir vinnsluaðili persónuupplýsingum ábyrgðaraðila eins og lýst er í notkunarskilmálunum, nema lög krefjist varðveislu. Afritum er eytt jafnóðum innan 35 daga.

12. Úttektir

Vinnsluaðili lætur í té þær upplýsingar sem þarf til að sýna fram á að samningnum sé fylgt, og heimilar og tekur þátt í úttektum ábyrgðaraðila eða úttektaraðila á hans vegum, með hæfilegum fyrirvara, á kostnað ábyrgðaraðila og ekki oftar en einu sinni á ári nema öryggisbrestur hafi orðið.

13. Lög

Um samninginn gilda íslensk lög og ágreiningur fer fyrir Héraðsdóm Reykjavíkur.